职工办理退休为什么需要档案,需要审查档案的什么内容？

未来社保就业系统的信息记录越来越全面，社保就业系统的信息交流打通，再加上电子信息数据证明效率的不断规范，职工就业的档案就没有多少必要性了。可是，但现在职工档案仍然是有必须存在的必要性。

原因之一：视同缴费年限的档案材料。视同缴费年限，实际上就是依据档案材料来判断当事人是否有资格享受视同缴费年限。视同缴费年限期间个人不需要缴费，由国家负担相应的时间段的费用。

一般来说，国家实施养老保险制度以前的年限，国有企业固定工人、机关事业单位工作人员的连续工龄是视同缴费的。再加上实施军人保险制度以前的服兵役时间，一样是可以视同缴费的。另外，还有上山下乡时间。

这一部分职工档案是非常重要的，也是电子信息无法取代的。

尤其是档案材料的真实性，人们很容易就可以通过经验上判断出来。发黄的字迹、模糊的印章、具有时代特色的表述等等，实际上老档案材料是很难伪造出来的。

原因之二：特殊工种的档案材料。大家都知道，从事特殊工种满足相应年限是可以提前5年退休的。

但是特殊工种怎么计算？只能通过档案材料中的记载来辨别。一般在档案材料中的工资调级表或者审批表中，都会有职工某一年度从事哪个工种的记载？一般社保部门都是通过这种记录来判断从事特殊工种年限的，是必须的。至于一些人所说的工资标准，单位的工资表等材料只是辅助手段而已。

按照国家关于规范特殊工种管理审批的要求，设立特殊工种的企业，每年要向地级市劳动部门报送特殊工种名录、实际用工人数以及在特殊工种工作岗位上的名册及从事特殊工种的时间。如果实在找不到档案材料，也可以向当地地级市的劳动保障部门查询有关的业务档案记录。

原因之三：就业缴费记录的佐证。各地建立起比较完善的社保电脑系统是什么时间？记得2000年之后，电脑才开始陆续流行起来。各地建立起较为完善的社保管理系统一般都在2006年以后，甚至有的地区会更晚。在之前的就业记录，还是要凭借纸质档案材料来核实的。为什么呢？

因为较早时期的就业信息管理混乱，很多信息都是手工填写，相应的社保信息都是人工录入而成。难免出现差错，甚至出现张冠李戴的情况。尤其是重名重姓的情况，很多社保记录压根就没有身份证号，只有个企业和人员姓名。

为了做好甄别，必须要将社保系统中的缴费记录跟职工档案中一一对应起来。如果缺失档案，缺失时间段相应的社保记录就不能作为办理退休的时间了。

原因之四：异地转移的证明。实际上各地社保补缴政策的不一致，也会导致各地对于退休认可的不同。2019年9月，人社部再次出台文件规范养老保险异地转移政策。要求办理三年以上养老保险补缴的必须有规范的法律文书原件，相应的法律文书应当由人社部门出具。主要是为了防止一些地方补缴养老保险不规范，导致转入地不了解实际情况，进而造成养老保险基金损失。

综上所述，目前来看退休时审核职工档案还是非常有必要的。即使未来不再需要就业档案材料，也只是对以后年份做出的规定，对于以前的职工档案材料还是要求提供的。

职工办理退休为什么需要档案,需要审查档案的什么内容？

题主的两问题，分别是为何需要档案办理退休？审核档案中什么要件办理退休？

原因有四！

• 一是以档案认定年龄，从而确定退休时间。

这是最基本的一项，也是核定退休人员的一项基本工作。通过档案认定职工的出生年月，再结合身份属性和性别，确定具体的退休时间。

• 二是以档案认定身份，从而确定退休时间。

男性年满60周岁，女性年满50周岁，且连续工龄满10年的即可办理退休；

从事特别繁重劳动和有毒有害身体健康的，男性年满55周岁，女性年满45周岁，连续工龄满10年的，即可办理退休；

女性干部身份，55岁办理退休；副处级以上女性干部可60岁办理退休。

• 三是以档案认定参公时间，继而核算社保养老费用。

确定参加工作时间，从而明确工龄，根据连续工龄、累加工龄等等方面的因素，确定职工正常缴纳养老保险时间和视同缴费时间，进而核算养老保险金额。

• 四是以档案核定职工各项职称待遇，继而核算退休后享有待遇。

核定人事档案中第四类、第二分项中明确了职工的职称情况，由于各地具体情况不同，具体政策也有所差别。有些地方正高级职称，在退休和享受一定的地方补贴。

核定人事档案中第七类，奖励情况，确定是否取得省内突出贡献人才；享受政府特贴等情况。

• 一是认定档案记载年龄：

认定档案记载年龄主要依靠档案中最先最早表上显示的出生年月，若最先最早表上为年岁，则参照次早表和最早表推定认定记载年龄。具体要件包括：《入团申请书》《高中学生登记表》《高中毕业生登记表》等等。

常见误区：很多人认为身份证和退休时间有关，其实这是一个误区，只有在档案丢失或大部分要件丢失的情况下才会引入身份证，不然全部按照档案为准。

人事档案是一个具有连贯性、全面性的档案材料，各种形成于不同时间段的材料相互印证得出的答案不见得是最准确，但一定是最公平的。故以档案记载年龄来办理退休的目的在于避免一些人为原因导致的重复得利行为——即通过修改其他材料来改变出生年月，以推迟或提前退休。

• 二是认定档案身份：

认定档案身份的要件包括，转正定级表；全日制学历材料；岗位调转审批表；职工调资表等等。通过相应的要件形成时间和持续时间，认定职工身份。

• 三是认定参公时间：

参公时间的认定方式比较简单：普通人主要是报道证、派遣证和转正定级时间相互印证即可；有过入伍经历的需要核实《入伍登记表》；有过上山下乡经历的需要核实其相关上山下乡材料。

• 四是核实其他情况

其他情况主要就是上面第一条第四点当中提到的职称和奖励方面的材料是否全备。

需要注意的是，有些人存在实际出生年月与档案记载的出生年月不一致的情况。这种情况下需要综合的分析研判，得出一个相对公平的出生年月认定，同时，遇到这种情况也会结合参公时间进行综合认定，具体情况具体分析。

本人国企人事部门工作人员，从事人事工作10余年，有问题的朋友可以随时私信我哦！！！

职工办理退休为什么需要档案,需要审查档案的什么内容？

感谢邀请，更感谢楼主的提问。

楼主你好，职工办理退休为什么需要档案？需要审查档案里面的什么内容呢？我们在办理退休的过程中是确实是需要提供个人档案，实际上来说办理退休，个人档案对于自己来说非常重要。因为通过个人档案中所记录的初始就业时的出生日期，才是你真正的法定退休年龄，我们的法定退休年龄并不是按照你身份证上所登记的出生日期为依据，它是根据你个人档案中所记录的初始就业时，登记的出生日期为依据来办理退休。

也就是说你的这个档案中的出生日期和你的身份日期有偏差的话，那么我们就要以个人档案中的出生日期为依据来办理退休，所以有些人可能会形成一个延迟退休或者提前退休的一个局面。除此之外还要查询你作为特殊工种的工作年限，如果说你不是属于特殊工种，那么就不存在这方面的问题。

但是还有一部分群体，他可能在1992年之前就已经参加工作，所以说1992年之前的工作年限就要被认定为视同缴费年限，当然这个视同缴费年限的认定方式就必须要提供有效的个人档案，通过个人档案中的相关记录，也就是每一年的招工表，工资表的变化等等相关的证据，才可以证明你的视同缴费年限，最终才能够按照过渡性养老金的方式，累加到自己总的养老金当中去，所以说个人档案对于自己办理退休相对来说是非常重要的。

感谢阅读，请教我的关注。

职工办理退休为什么需要档案,需要审查档案的什么内容？

企业职工的“中人”，也就是建立社会保险制度以前参加工作的，到达法定的退休年龄时，需要向人社局提供个人档案。主要审核：

一、参加工作的时间；这里面也包括出生年、月，还有参军、下乡等各种审批表格；

二、特殊工种；是否达到国家规定的年限，中间有没有工作岗位变更的情况；

三、下岗、失业的时间，以及实际缴费年限；

各地人社局在审批企业职工的“中人”退休时，要把建立社会保险制度以前参加工作的（视同缴费年限）和实际缴费的年限、结合上年度社平工资合并计算养老金，所以，要提供职工的档案。

以后“新人”到达法定退休年龄时，就不需要提供个人档案了，只看实际交费年限和年龄够不够就可以了。

职工办理退休为什么需要档案,需要审查档案的什么内容？

现在职工办理退休时，有相当一部分人事资料数据的核定必须依靠原始纸质档案。因为在用电脑办公之前，人们的人事档案都是手工纸质记录的。所以在办理退休时，涉及到那段时间的资料数据就全记录在人事档案里面。当然对这时间相关数据的审核与确认也需要用到人事档案。总之人事档是对实行网络联网办公之前的社保人事资料和数据进行查验的有力佐证，非常重要，不能缺失。

办理退休要用到人事档案的原因，概括的说，就是查证员工工作年限、社保缴费时间、核定特殊工种工龄，核定特殊人员工龄与退休后可享受的特殊待遇等。这对于正确办理退休与核定养老金待遇，有着重要的作用。

那么职工办理退休要用到档案的具体原因有哪些呢？或者换句话说，职工办理退休需要用档案来做些什么？主要有以下用途：

1.核定真实年龄

由于在以前都是手工记录人事档案，各单位规定与管理不同，整体来看，比较混乱，存在一些不真实的因素，因此现在办理退休需要用之前的原始人事档案进行核对与校验，按照现行的做法，如果原始档案上记录的出生年月与本人身份证不一致，那么办理机关会按照原始档案上记录的出生年月为准。

例如：某人办理退休时，原始档案上记录的出生年月为1963年7月，但是他的身份证上出生年月却是1961年7月，身份证上的年龄大了两岁，办理退休的机关单位只会按照档案上的1963年7月来确认他的出生时间。那么算是否到退休年龄就按这个时间起点计算。若未达退体就不能办理。

2.确定特殊工种与工龄

办理退休时，有些特殊工种需要确认，不能只凭当事人提供的口述材料或第三方提供的书面材料办理。特殊工种包括：高空、井下、高温作业，也包括繁重体力作业、电焊、喷漆等有身体健康的作业。

另外特殊工种的职工，退休年龄与普通职工退休不一样。特殊工种男满55岁，女满45岁可以办理退休。

属于机关单位或国家干部的，退休年龄是男满60岁，女满55岁，干部的确定有干部档案资料。

3.确定参加工作时间

每个人的参加工作时间是不一样的，现在人工作都有电脑记录或网络办公平台有登记。然而对于八几年或九几年时，绝大多数企业还没有普及电脑办公。所以参加工作的时间是无法从网络办公平台得到求证的。只能通过原始入职资料来确定。当其它资料上参加工作时间与原始人事档案上记录不一致时，办理机关仍然按照原始人事档案记录工作时间为准。用以确定工作年限与视同社保缴费年限。

另外，对早些年知识青年下乡、参军入伍等时间也视为参加工作，可以确定为工作时间。这些也是要通过查询原始档案记录来确定的。

4.确定缴费年限

确定社保视同缴费年限，要根据企业单位给员工做的原始档案记录来查询，员工是什么时候参加工作，什么时候开始以企业职工名义参加社保。因为在1992年之前参加工作的朋友，工作年限要视为视同缴费年限。这部分时间的社保由国家承担。在计算退休养老金时涉及到一个“过渡性养老金“待遇，就是完全依据视同缴费年限来计算的。

5.认定审核特殊待遇

一些有高级职称的职工，是否符合国家有关享受特殊退休待遇的规定，要通过纸质档案有关记录来确定。

比如，获得省级、部级、国家级突出贡献奖，杰出人才奖，五一劳动奖，全国劳动模范，享受特殊政府津贴等职工，要根据档案记录增加退休养老金待遇。

6.确定退休时间

根据以上对出生年月、参加工作时间、以及一些特殊工作时间，比如说参军入伍和知青下乡时间的逐个确认，最终就可以确定职工应当在什么时间达到退休年龄，可以办理退休。

7.确定退休待遇

职工退休养老金待遇包括三部分：基础养老金、个人账户养老金、过渡性养老金。其中过渡性养老金是按照视同缴费年限计算的。

其公式是：

过渡性养老金＝基础养老金计算基数*（视同缴费年限+折算年限）*1.4%

职工办理退休要用到的人事档案一般包括以下种类：

1.核定出生年月：入职登记表、入学资料、身份证、员工花名册、学历证明

2.核定参加工作时间：入职登记表，员工花名册，转正定级资料、工作调动申请表

3.核定参军时间：参军入伍登记表、军人转业复员表

4.核定干部身份：干部任免文件，干部工资定级表

5.核定知青下乡时间：知青登记表

6.核定残疾人：残疾人等级评定审批表

7.核定视同缴费年限：企业员工社保缴纳登记表，员工花名册

8.核定特殊工种：职称证，评定审批表

9.特殊待遇：劳模证、突出贡献奖证书、其它证明材料

10.独生子女费：独生子女证

职工办理退休的程序一般包括：准备相关材料、人社局办理申请退休、社保局办理养老金与医保等。

如果不太清楚办理的程序、以及要准备哪些资料，可以先去服务中心咨询清楚再准备。

需要档案审查的内容主要包括：

出生时间、参加工作时间、视同缴费年限、特殊工种认定、享受特殊待遇认定、特殊人群工作年限认定，社保缴费年限与初保参保确定、干部身份确定、特殊人才或高级人才确定，残疾人认定、独生子女认定等

由于在上世纪，人们工作全是手工记录，没有电脑，直到2000年才开始在企业办公中慢慢普及。社保管理网络操作系统是2006年以后才逐渐完善的。因此，对于目前或近几年办理员工退休时，都主要是60年代的人和70年代初的人。这部分人都有在上世纪80年代和90年代工作的记录，因此，要查询一些相关资料，对他们工龄、年龄、社保缴费年限等很多资料要进行审核和确定。不然，是无法办理退休的。

因此，当前办理员工退休是必须要审查档案的。也只能通过档案才能审定有关办理退休的数据。正确确定职工的退休养老金待遇。

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职工办理退休为什么需要档案,需要审查档案的什么内容？

很高兴回答您的问题。

很多人都不重视人事档案，也不清楚人事档案与退休待遇有哪些关联，在无形中可能错过或失去一部分退休待遇认定和审批的机会，直接导致自己养老金比身边的同事低很多。人事档案记载了一个人“三龄两历一身份”等各种材料，在办理退休时：基本养老金的计算与人事档案的记载密切相关。它是工龄认定的依据、历史证明的依据、身份证明的依据、是核准退休待遇证明的依据，甚至国有企业退休人员社会化也需要人事档案。现结合多年办理退休管理工作经验，为您解答。

第一部分 ： 职工办理退休为什么需要档案

首先：咱们看一看基本养老金是如何计算的，主要受哪些因素影响。

（一）基本养老金的构成

基本公式：养老金=统筹养老金+个人账户养老金+（过渡性养老金）。

法规依据：

1.《社会保险法》第十五条规定，基本养老金由统筹养老金和个人账户养老金组成。

2.《关于改革城镇企业职工基本养老金计发办法的通知》【辽劳社发（2006）81号】

建立个人账户前参加工作，2006年1月1日后退休的人员，在发给基础养老金和个人账户养老金的基础上，再发给过渡性养老金。【过渡性养老金的界定期限根据各省自治区直辖市规定执行，辽宁的文件仅作参考】

（二）统筹待遇计算

1.（统筹）养老金=基础（统筹）养老金的计算基数×全部缴费年限×1%。

2.基础养老金计算基数=【退休时上年市在岗职工月平均工资+退休时上年市在岗职工月平均工资×（市指数和÷缴费年限）】÷2；

3.市指数是指本人每年缴费工资与当年市在岗职工平均工资之比的和。

分析：基本养老金根据个人累计缴费年限、视同缴费年限、缴费工资、当地在岗职工平均工资核算核定。全部缴费年限=累计缴费年限+视同缴费年限。累计缴费年限是指实际缴费年限。

（三）账户待遇的计算

个人帐户养老金=个人帐户储存额÷个人帐户养老金计发月数

分析：个人帐户养老金计发月数执行全国统一规定数据。退休年龄越高，个人帐户养老金计发月数越少。

（四）过渡待遇

过渡性养老金=基础养老金的计算基数×[视同年限+折算年限]×1.4%

分析1：视同年限（视同缴费年限）是指当地启动个人社保缴费制度之前的，经由当地人社机关依法确认的连续工作年限（也称工龄确认）。

知识点：涉及视同缴费年限认定的特殊群体有哪些

（1）固定职工。在实行企业和职工个人共同缴纳基本养老保险费制度之前，按国家规定计算为连续工龄的时间，都可以作为“视同缴费年限”，并且可以与实际“缴费年限”合并计发养老保险金。

（2）机关事业单位正式职工。当他们调入企业后，应参加企业职工基本养老保险，其原有的工作年限视同缴费年限；其中：机关单位正式职工（到企业前已被开除、除名和判刑，原机关工作时间不计算连续工龄的不在此列）。

（3）复员退伍军人、城镇下乡知识青年被招为合同制工人。当他们参加基本养老保险以后，其军龄及下乡期间按国家规定计算为连续工龄的年限，可作为视同缴费年限。

分析2：折算年限系指特殊工作岗位工作年限的折算年限，最高不得超过五年。

1.上述年限是指实际工作年限。特殊工种折算年限计算方法为：有毒有害岗位2年折1年工龄，计算系数为0.5；井下、高温岗位4年折1年工龄，计算系数为0.25。

2.折算工龄。其折算后增加的视同缴费年限，最长不得超过5年。实行基本养老保险制度改革并建立个人帐户之后，职工从事特殊工种的工作年限在计发养老保险待遇时不应再折算工龄。

3.高温的温度要求。从事高温工作是指经常在摄氏38度和热辐射强度3卡以上场所工作。

知识点：

1.特殊工种的工作年限要求。按特殊工种退休条件办理退休的职工，从事高空和特别繁重体力劳动的必须在该工种岗位上工作累计满10年，从事井下和高温工作的必须在该工种岗位上工作累计满9年，从事其他有害身体健康工作的必须在该工种岗位上工作累计满8年。只有具备上述年限要求，方可办理特殊工种退休。

2.特殊工种退休有年龄条件要求。退休年龄为男年满55周岁、女年满45周岁；

小结：影响基本养老金的主要因素有3点，以下3个因素与基本养老金成正比关系。

1. 个人帐户储存额。

2. 本人每年缴费工资与当年市在岗职工平均工资之比（缴费基数比例）。

3. 缴费年限（含实际缴费年限、视同缴费年限和特殊工种岗位折算年限）。

分析：上述3种因素中：缴费年限（视同缴费年限和折算年限）的认定需要人事档案。

原则上，员工办理退休时，退休管理审批部门要对视同缴费年限和特殊工种岗位的折算年限的认定和审查，而审核的依据，主要就来源于人事档案的记载。

1.一般人事档案没有关于知青、复员军人、社保制度建立前的参加工作等相关记载，则无法认定视同缴费年限。

2.人事档案没有特殊工种的记载，也提供不出其他辅助档案证据，则也无法办理特殊工种退休。

（一）身份证与档案记载出生日期不一致，需要人事档案

我们在办理退休过程中，经常遇到类似现象。根据劳社部发【1999】8号文件规定：对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。

实际操作过程中，应如何处理呢？

比如张三实际出生时间1960年7月，档案记载1965年7月，那么2020年7月是无法退休的。他可通过查询本人最早的人事档案记载，如果无法解决，还可通过查询父母、兄弟姐们人事档案的方式来解决。

（二）知青、复员军人等材料证明的依据

我们在办理退休过程中，也会涉及到知青、复员军人工龄认定的问题。由于此类人员属于特殊人群，档案材料形成年代久远，如果人事档案中没有记载，一般很难确定具体上山下乡和参军入伍的时间，此时间段的工龄也就无法认定。

女职工退休年龄为50岁，女干部退休年龄为55岁，一般情况下，女职工是不能按照55岁退休的。在界定女职工和女干部的身份时，退休管理审批部门要对人事档案进行审核，确定是否符合干部身份。

退休人员死亡办理丧葬费、抚恤金、遗属费需要用到人事档案。通过查询人事档案，确定亲属身份。另外，在办理遗产继承和财产公证也需要查询人事档案，用来确认：母子关系、父子关系。

（一）关于中、高级职称和劳模加发待遇的界定，需要用到人事档案。

比如：按照沈阳市政府1998年【第16号】令文件规定：对本规定实施前获得全国、省市劳动模范称号，退休时仍然保持荣誉的或具有高、中级专业技术职称的人员，其从事专业技术和科技管理工作男满三十年、女满二十五年，除按本规定第十八条享受基本养老保险金外，另按下列标准增加过渡性养老金：全国劳动模范增加50元；省、市劳动模范和高级专业技术人员增加25元；中级专业技术人员增加15元。

（二）退休人员领取独生子女费，需要用到人事档案。

比如：按照《沈阳市人民政府办公厅关于印发沈阳市独生子女父母退休补助费发放实施方案的通知》（沈政办发[2011]122号）文件要求：具有我市城镇户籍、已领取《独生子女父母光荣证》的居民，符合下列条件之一者：1.在关停企业退休未领取独生子女父母退休补助费的；2.因破产、转制、撤销、分流等原因与企业脱离劳动关系后退休，未领取独生子女父母退休补助费的。符合上述条件人员，可领取独生子女费。独生子女费的发放标准一般为每人一次性发放2000元，或每人每月发放10元。

根据《中共中央办公厅、国务院办公厅印发〈关于国有企业退休人员社会化管理的指导意见〉的通知》(厅字[2019]19号)文件规定：2020年年底前,集中力量将尚未实行社会化管理的国有企业已退休人员移交街道和社区实行社会化管理。

比如：沈阳对于国有企业退休人员社会化移交工作中明确要求，应将退休人员的人事档案移交企业所在地的档案管理部门。如果没有人事档案，此项工作将无法正常开展。

第二部分 需要审查档案的什么内容？

比如：知青上山下乡证明材料、参军入伍和复原退伍证明材料、特殊工种证明材料（保健津贴、职工工资审批表）、工龄确定表等能够证明缴费年限的所有材料。

比如：入团志愿书、毕业生登记表等。

比如干部任免审批表、转正定级表等。

比如职称呈报表、奖励证书等。

比如：职工履历表等。

审核材料齐全，方可完成档案移交。比如：工龄确定表、退休审批表等有关材料。

1.随着时代发展，数字化档案必将是未来的大势所趋。但是人事档案的存在必然有它的合理性，而且纸质档案形成年代久远，很难篡改，即使篡改，无论从笔迹、纸张颜色等方面都可以判断真伪。而数字化档案修改起来很容易，如果通过数字化档案办理退休，会给退休审批部门造成很大困扰，难以辨别真伪。

2.人事档案与退休人员的各项待遇息息相关，在短时间内还无法用数字化档案所取代。因此，退休审批过程中仍然需要用到人事档案。相信随着科技进步，很多问题都会得到解决，也盼望这一天早日到来。

3.希望更多的退休人员能够树立档案意识，千万不要因为对于档案的无知，而遗漏掉应该属于你的退休待遇。

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